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Horas extras sob controle
Como uma pequena ou média empresa pode organizar um banco de horas realmente eficaz
Por Rachel Reis

EXAME 

A mesma situação se repete todo ano. A carga de trabalho dos 160 funcionários da Marelli, fabricante gaúcha de móveis para escritório de Caxias do Sul, varia bastante dependendo do mês. Como a maior parte dos clientes são órgãos públicos, que determinam seus orçamentos nos primeiros meses do ano, a empresa tem baixa produção em fevereiro e março. "E, para os clientes do setor privado, é comum o ano começar de verdade depois do Carnaval", diz Francisco Santos, diretor industrial da Marelli. Depois, entre setembro e janeiro, a situação se inverte. A linha de produção tem de trabalhar em média 2 horas diárias a mais do que as 8 regulamentares, além de operar aos sábados, para dar conta dos pedidos, que rendem à empresa um faturamento anual de 70 milhões de reais.

Sazonalidade é uma característica de muitos pequenos e médios negócios -- o que quase sempre gera algumas complicações no departamento de recursos humanos, encarregado de resolver o problema. No caso da Marelli, para não precisar pagar tantas horas extras nem contratar novos empregados para depois demiti-los, foi implantado um banco de horas. "Sem esse sistema, seria preciso reduzir até 10% do quadro de funcionários", diz Ricardo Chiapinotto, gerente de recursos humanos da empresa. "Com o banco, não há gastos com admissão e demissão nem com o investimento em treinamento de novos trabalhadores nos meses de maior produção."

Previsto na Consolidação das Leis do Trabalho desde 1998, o banco de horas é uma alternativa ao pagamento de horas extras. Por meio dele, a empresa pode compensar com folgas o tempo trabalhado além da jornada normal. O contrário também é permitido -- solicitar que o funcionário faça horas extras que gerem créditos de descanso num período futuro. "O banco de horas traz flexibilidade para as pequenas e médias empresas", diz Celso Eduardo Silva, consultor do Grupo Soma, especializado em recursos humanos. "Se fosse pagar hora extra, o empresário teria mais gastos com INSS e Fundo de Garantia, além de custos adicionais com 13o salário e férias."

No Brasil, companhias maiores, como a cervejaria Ambev e a viação São Geraldo, de ônibus, utilizam o sistema. Bem administrados, os bancos de horas agradam também aos funcionários. O Sindicato dos Comerciários de São Paulo, por exemplo, já prevê em sua convenção coletiva a adoção do banco de horas, que funciona em redes como C&A, Wal-Mart e Carrefour. Cerca de 20% das empresas do setor adotam o sistema -- o dobro em relação a 2006. "No próximo ano, a adesão será bem maior", diz Ricardo Patah, presidente do sindicato.

No caso dos negócios menores, uma preocupação a ser observada na implantação do banco tem sido em relação à estrutura da empresa, que pode não ter um departamento de recursos humanos. "A administração deve ser simples e prática", diz Silva, do Grupo Soma. É possível designar somente uma pessoa para tomar conta do sistema, desde que algumas práticas sejam adotadas. Uma recomendação dos especialistas, por exemplo, é fazer a compensação em ciclos determinados pela empresa e não deixar que as folgas se acumulem muito perto do esgotamento do prazo legal, de um ano. Após esse prazo, o que não for compensado precisa ser pago como hora extra. A empresa paulista de bazar e aviamentos Rei do Armarinho, com 100 funcionários, estabeleceu uma política de zerar o banco de horas a cada três meses. "Não deixamos que se acumulem muitas horas, pois fica difícil depois dar folgas a várias pessoas ao mesmo tempo", diz Paulo Nicodra, diretor da empresa.

Outra forma de lidar com o problema é determinar que a compensação seja feita quando o funcionário atingir certo número de horas extras no sistema. É primordial atentar para os limites legais de 10 horas diárias e 44 horas semanais trabalhadas -- ou seja, se o empregado fizer 11 horas num dia, 2 podem ir para o banco de horas, mas a 11a deve ser paga como extra. Se o regime for de 40 horas semanais, o trabalhador pode acumular até 4 horas no banco numa mesma semana, devendo receber as demais como extras.

Empresas que trabalham com cartões de ponto eletrônico normalmente encontram nesses programas uma forma de controlar o banco de horas, mas também existem softwares específicos para isso. Nos casos em que não há departamento de recursos humanos, é possível deixar a tarefa para cada chefe, que fica encarregado de gerir o banco de horas de sua equipe. O responsável deve conferir os horários dos funcionários e colocar à disposição deles relatórios mensais. Solicitar que o empregado confira e assine o extrato é uma maneira de mostrar transparência na gestão do banco de horas.

Sem grandes complicações
 
As práticas para uma boa gestão do banco de horas
 
Planejar

O empregador deve fazer uma previsão das fases em que haverá muito trabalho e divulgá-las aos funcionários. Da mesma forma, deve deixar claro em que períodos não é permitido que eles tirem folgas
 
Avisar

Recomenda-se que as datas programadas para folgas sejam notificadas com antecedência de uma semana, de forma a permitir ao funcionário se programar. O mesmo vale para a necessidade de esticar o expediente
 
Controlar

Os cartões de ponto eletrônico normalmente já registram as horas a mais. Mas há programas específicos que permitem, por exemplo, emitir relatórios individuais ou por grupos, que podem ser colocados na intranet
 
Conferir

O funcionário deve conferir e assinar os relatórios mensalmente. Os especialistas recomendam que as horas trabalhadas a mais sejam autorizadas pelos chefes de cada área, que se encarregarão da manutenção do banco
 
Organizar

Um escalonamento ajuda a evitar que muita gente folgue ao mesmo tempo. Se o ciclo de vendas permitir, deve-se zerar o banco de dois em dois meses, por exemplo, ou quando se chegar a determinado número de horas
 
Descansar

É a empresa que define as folgas. Elas podem ser apenas por uma parte do período, mas deixar que o funcionário junte várias horas para descansar um dia inteiro quando lhe convier contribui para um bom clima de trabalho
 
Fontes: advogados, empresários e especialistas

Alguns pequenos e médios empresários têm receio de que, se descentralizado, o banco de horas se transforme num conluio entre chefes e subordinados com o objetivo de ficar à toa até mais tarde para ganhar folgas depois ou mesmo forçar a empresa a pagar horas extras. Esse não é um problema difícil de resolver. "Quando o trabalhador fica até mais tarde, solicitamos ao gerente de sua área uma autorização das horas realizadas", diz Raimundo Aranha, gerente de RH da paulista Decar Autopeças, que enfrenta vendas fracas de agosto a dezembro, quando os clientes evitam trocar de carro à espera dos lançamentos de novos modelos das montadoras. A empresa, com 120 funcionários e faturamento anual de 48 milhões de reais, zera o banco de horas semestralmente.

Quem define o dia da folga é o empregador, e há a possibilidade de os funcionários precisarem trabalhar em momentos que não lhes agradam. Isso deve ficar bem claro no instante da negociação do acordo que estabelece o banco de horas. Além disso, o empregado que tem crédito no sistema não pode simplesmente faltar ao serviço quando quiser descontar as horas. Para conciliar interesses dos dois lados, a empresa pode orientar os funcionários a notificar seus pedidos com uma semana de antecedência -- e avisá-los, com esse mesmo prazo, da necessidade prévia de esticar o expediente.

A compensação das horas extras pode ser feita apenas em período parcial, mas os especialistas recomendam que se deixe o funcionário juntar horas suficientes para folgar durante um dia inteiro, o que contribui para uma qualidade de vida melhor. "Para ter um banco de horas eficiente, deve-se balancear a vida pessoal e a vida profissional do empregado", diz Paulo Roberto Souto, coordenador da área trabalhista do escritório Veirano Advogados.

Há algumas questões legais a ser observadas. Como a experiência com banco de horas é relativamente nova no Brasil, existem controvérsias entre os próprios advogados trabalhistas. Uma delas é se é necessário ou não ter a autorização da associação da categoria para implantar o banco de horas. Na dúvida, é melhor chamar o sindicato para participar das negociações. "A presença de um membro do sindicato dá mais legitimidade ao acordo, que deve ser registrado por escrito e trazer as regras de compensação bem detalhadas", diz Daniela Santino, advogada trabalhista do escritório Correia da Silva. "Isso ajuda a evitar problemas trabalhistas mais tarde."

Tudo dentro da lei
 
O que a legislação trabalhista permite e o que é proibido no funcionamento de um banco de horas
 
É preciso autorização do sindicato?
A lei diz que o sistema deve estar previsto em acordo ou convenção coletiva, mas alguns advogados interpretam que esse acordo pode ser individual. Para evitar problemas trabalhistas, portanto, recomenda-se a presença de um membro do sindicato na negociação. Empresas que funcionam sob condições insalubres ou perigosas devem, ainda, ter autorização por escrito da respectiva Delegacia Regional do Trabalho ou da autoridade competente.
 
O acordo precisa estar registrado por escrito?
Sim, e as regras devem ser estabelecidas com total transparência. Isso reduz a possibilidade de ações trabalhistas exigindo o pagamento de horas extras.
 
Há um limite de horas acumuladas?
Sim. O banco de horas deve respeitar o limite de 10 horas diárias e 44 horas semanais trabalhadas. Se o empregado fizer 11 horas num dia, 2 irão para o banco de horas, mas a 11a será paga como extra. Se o regime for somente em dias úteis com jornada de 8 horas (40 horas semanais), o funcionário pode acumular até 4 horas no banco numa mesma semana, recebendo as demais como extras.
 
É permitido ao empregador dar folgas primeiro e utilizar esse tempo depois, quando houver necessidade de os funcionários trabalharem além da jornada habitual?
Sim. Nesse caso,as horas de folga são registradas no banco como um débito que o funcionário tem para com a empresa.
 
O banco de horas é válido por quanto tempo?
O sistema tem validade máxima de um ano a partir da data de negociação, podendo ser renovado quando encerrado, sempre com a autorização do sindicato. Ao final desse período, se o empregado tiver crédito em horas, deverá recebê-las como horas extras, tendo direito aos respectivos adicionais. Se houver débito, é recomendável perdoar a dívida.
 
O que fazer com o funcionário que se demite e ainda tem crédito no banco de horas?
Em caso de demissão ou rescisão de contrato, as horas a que o trabalhador tem direito devem ser pagas como extras, calculadas sobre o valor do salário mais recente.